Offerte vs factuur: wat is het verschil?
2026-03-05 · 5 min lezen
Offerte, factuur, pro-forma factuur — als startende ondernemer kan het verwarrend zijn. In dit artikel leggen we helder uit wat het verschil is en wanneer je welk document gebruikt.
Offerte: het voorstel
Een offerte is een voorstel dat je stuurt voordat je begint met werken. Het beschrijft:
- Wat je gaat leveren
- Wat het gaat kosten
- Hoe lang het voorstel geldig is
- Onder welke voorwaarden
Belangrijk: Een offerte is nog geen factuur. De klant betaalt pas na acceptatie en levering.
Wanneer stuur je een offerte?
- Bij nieuwe klanten of projecten
- Bij opdrachten boven een bepaald bedrag
- Wanneer de klant om een prijsopgave vraagt
- Bij projecten met meerdere fases
Is een offerte bindend?
Ja, voor jou als aanbieder is een geaccepteerde offerte juridisch bindend. Je bent verplicht te leveren tegen de afgesproken prijs. Daarom is het belangrijk om:
- Een geldigheidstermijn op te nemen (bijv. 30 dagen)
- Duidelijk te omschrijven wat wel en niet is inbegrepen
- Je algemene voorwaarden mee te sturen
Factuur: de rekening
Een factuur stuur je na levering van je dienst of product. Het is een officieel betaalverzoek dat moet voldoen aan wettelijke eisen. Een factuur bevat:
- Factuurnummer (opeenvolgend)
- Factuurdatum
- Jouw bedrijfsgegevens (naam, adres, KVK, BTW)
- Klantgegevens
- Omschrijving van geleverde diensten
- Bedragen exclusief en inclusief BTW
- Betalingstermijn
Wanneer stuur je een factuur?
- Direct na oplevering van het werk
- Op vooraf afgesproken momenten (bijv. maandelijks)
- Na acceptatie van de offerte (bij vooruitbetaling)
Pro-forma factuur: de voorlopige rekening
Een pro-forma factuur is een voorlopige factuur die je stuurt voordat je levert. Dit gebruik je voor:
- Vooruitbetalingen of aanbetalingen
- Bestellingen die nog niet verzonden zijn
- Internationale handel (voor douanedoeleinden)
Let op: Een pro-forma factuur is geen echte factuur voor de BTW. Je moet alsnog een definitieve factuur sturen.
Overzicht: offerte vs factuur vs pro-forma
| Offerte | Factuur | Pro-forma factuur | |
|---|---|---|---|
| Wanneer | Voor het werk | Na het werk | Voor betaling vooraf |
| Doel | Voorstel | Betaalverzoek | Voorlopig betaalverzoek |
| Bindend | Na acceptatie | Altijd | Nee |
| BTW-aangifte | Nee | Ja | Nee |
| Wettelijk verplicht | Nee | Ja | Nee |
| Nummering | Eigen systeem | Opeenvolgend | Eigen systeem |
De workflow in de praktijk
Een typisch traject ziet er zo uit:
- Offerte sturen — Klant vraagt om een prijs
- Offerte geaccepteerd — Klant gaat akkoord
- Werk uitvoeren — Je levert de dienst
- Factuur sturen — Je stuurt de rekening
- Betaling ontvangen — Klant betaalt binnen de termijn
Met Quotr kun je een offerte met een klik omzetten naar een factuur. Alle gegevens worden automatisch overgenomen, zodat je geen dubbel werk hebt.
Tip: houd alles op een plek
Door je offertes en facturen in dezelfde tool te beheren, heb je altijd overzicht over het hele traject — van eerste contact tot betaling.
Wil je offertes en facturen op een plek beheren? Start gratis met Quotr en stroomlijn je workflow.